In het werken met teams, gaat het altijd over de mate waarin teams bewust en effectief zijn in de onderlinge communicatie en samenwerking met medewerkers en collega’s binnen de organisatie en de klanten en leveranciers buiten de organisatie. Veel gedoe in organisaties wordt veroorzaakt door ineffectiviteit in deze communicatie en onderlinge relaties.
Om inzicht te geven in effectieve en minder effectieve communicatie, maak ik graag gebruik van het Functional Fluency model. Dit model reikt een houvast aan om naar (in)effectieve communicatie te kijken en waar heel veel communicatiewetten samenkomen. Functional Fluency nodigt uit tot een natuurlijke manier voor mensen om met elkaar om te gaan. Positieve en flexibele manieren van communiceren en beïnvloeden helpen om effectieve relaties op te bouwen. En het model helpt om bewust te worden van geautomatiseerde patronen in je communicatie die vaak voortkomen uit ouder-kind patronen uit het verleden en helpt bij het nemen van verantwoordelijkheid voor effectief gedrag
Het nemen van verantwoordelijkheid voor je keuzes van gedrag, oftewel respons-ability in plaats van react. Een mooie manier om het verschil aan te geven tussen onbewuste reflexen en bewuste keuzes vanuit bewustzijn. Door het nemen van respons-ability besteed je energie aan effectief in plaats van ineffectief gedrag. Het werkt voor het versterken van je persoonlijke effectiviteit en je verbinding met anderen. Om met anderen te kunnen verbinden, moet je immers eerst met jezelf verbonden zijn. Dit vraagt om zelfbewustzijn en zelfkennis.
Communicatiewetten
Mensen die beschikken over de vaardigheden van Functional Fluency communiceren beter en vinden relaties meer bevredigend en verbindend. Ze leren hoe ze reacties kunnen kiezen die effectief zijn in plaats van geautomatiseerde patronen te herhalen. Wat een hoop tijd, frustratie en stress bespaart.
Met het Functional Fluency model komen allerlei communicatiewetten samen, zoals:
- Je kunt niet niet beïnvloeden; je beïnvloedt altijd, ook als je niks zegt of niks doet.
- Actie is reactie; jouw actie roept een reactie op en vice versa.
- De interne houding van waaruit we communiceren met anderen, bepaalt de impact van de communicatie. Het psychologische niveau, hoe je iets zegt, is hiermee belangrijker dan het sociale niveau, wat je zegt.
Levensposities zenden een verborgen relatieboodschap uit
Omdat het psychologische niveau vooral gevoeld wordt, heb je je]ouw lichaamsbewustzijn nodig om het onderscheid goed aan te voelen tussen wat er gezegd wordt en hoe het gezegd wordt. We zijn vaak geneigd om onze aandacht te richten op wat er gezegd wordt, op de inhoud van de boodschap. Maar het hoe bepaalt dus de werkelijke impact.
Een hulpmiddel voor effectieve communicatie is je eigen grondhouding te onderzoeken en aan te voelen vanuit welke grondhouding de ander communiceert. De grondhouding kun je verbinden met levensposities die bekend zijn geworden vanuit Transactionele Analyse. Deze levensposities zenden onbewust en daardoor vaak ook onbedoeld een verborgen relatieboodschap uit. Deze verborgen relatieboodschap bepaalt de impact van je communicatie. Effectieve communicatie kenmerkt zich door ‘ik ben ok, jij bent ok’. Door onze levensgeschiedenis en onze persoonlijkheid met haar gedragspatronen kunnen we ook een andere relatieboodschap uitzenden, namelijk ‘ik ben ok, jij bent niet ok’ of ‘ik ben niet ok, jij bent ok’ of zelfs ‘ik ben niet ok, jij bent niet ok’. Hoe kun je deze levensposities herkennen en aanvoelen?
- “Ik ben ok, jij bent niet ok”, wordt ook wel de arrogante positie genoemd. Je kunt dit voelen doordat jij een superieure positie inneemt. Je stelt je als het ware boven iemand. Je maakt je groter en neemt een boven-positie in.
- “Ik ben niet ok, jij bent ok” wordt ook wel de hulpeloze positie genoemd. Je kunt dit voelen doordat jij je kleiner maakt en je onzeker voelt in de relatie met de ander, waar de ander ook weer op reageert. Je neemt als het ware de onder-positie in en geeft de ander hiermee de boven-positie.
- “Ik ben niet ok, jij bent niet ok” wordt ook wel de hopeloze positie genoemd. In communicatie is dit ook echt hopeloos, want je bent uit verbinding met jezelf en uit verbinding met de ander. Zo is geen verbinding mogelijk in de onderlinge communicatie. Je kunt dit voelen door een denigrerende of diskwalificerende intonatie en vaak wordt dit kracht bijgezet met fel taalgebruik met veel spanning en stellingnames vanuit het eigen referentiekader.
- “ik ben ok, jij bent ok” wordt ook wel de gezonde positie genoemd. In communicatie is dit de gezonde positie. Deze positie gaat uit van gelijkwaardigheid met respect voor de onderlinge verschillen en rollen. Je ziet de ander en spreekt vanuit je hart, niet vanuit je oordeel over de ander. Je kunt dit voelen aan de ontspanning in de communicatie. Er is oogcontact en rust in de communicatie en er worden vaak over en weer veel vragen gesteld vanuit oprechte nieuwsgierigheid.
Soepel functioneren
Je gedrag doelmatig en soepel laten stromen. Daar gaat het om bij Functional Fluency. Vandaar ook de naam. Functional Fluency is ontwikkeld door Suzannah Temple, een Engelse onderzoeker waarin de verborgen levensposities zijn verwerkt. Functional Fluency geeft een helder inzicht in de effectiviteit van gedrag. Het model biedt een praktische aanpak om (inter)persoonlijke effectiviteit verder te vergroten en hiermee Fluent Leadership te ontwikkelen. Het model bouwt voort op de Transactionele Analyse en heeft hier veel verbinding mee.
Wanneer je in staat bent om op een soepele manier te kiezen voor effectieve vormen van gedrag, merk je dat je communicatie en samenwerking met anderen ook effectiever en soepeler verlopen. Je vergroot je invloed op een verantwoorde wijze gericht op dat wat goed is voor zowel jou als voor de anderen.
Functional Fluency werkt met negen communicatiestijlen. Vijf stijlen zijn hierin effectief en vier zijn niet of minder effectief. De levensposities werken concreet door in gedrag. Alleen de levenspositie “ik ben ok, jij bent ok” is effectief. De andere levensposities zijn niet of minder effectief.
Bewust Zijn
Het centrale element in het Functional Fluency model is Bewust Zijn. Vanuit je Bewust Zijn ben je in staat om te kiezen welk gedrag in het hier-en-nu helpend is voor jezelf en anderen.
Bewust zijn doe je met hoofd, hart en buik. Voelen en lichaamsbewustzijn is heel belangrijk, want je lichaam geeft heel veel informatie over hoe jij of de ander dingen zegt.
Effectief gedrag
Vanuit ons Bewust Zijn hebben we de mogelijkheid om te kiezen uit vier gedragsclusters van effectief gedrag. Binnen Functional Fluency noemen we deze gedragsclusters of communicatiestijlen Gouden modi oftewel een manier van doen.
- Vanuit de Structurerende modus geef je op een effectieve manier richting aan anderen en aan jezelf. Structureren leidt tot leren en betrokkenheid en zendt de verborgen boodschap uit: jij kunt het en zult slagen.
- De Zorgende modus is gericht op zorg voor anderen en jezelf. Zorgdragen leidt tot groei en zelfacceptatie en zendt de verborgen boodschap uit: je bent waardevol.
- Vanuit de Samenwerkende modus ben je in staat om de relatie aan te gaan met anderen en met anderen op te schieten. Samenwerken leidt tot synergie en zendt de verborgen boodschap uit: ik kan waarde toevoegen en jij kan dat ook (ik ok, jij ok).
- En vanuit de Spontane modus doe je je eigen dingen op je eigen unieke wijze. Spontaan gedrag leidt tot innovatie en zendt de verborgen boodschap uit: ik sta open om te leren en ontdekken van alle mogelijkheden.
Kortom, vanuit deze vier Gouden modi en gebruikmakend van het Bewust Zijn maak je verbinding met jezelf en anderen en geef je richting aan en heb je zorg voor jezelf en anderen. Structureren kan niet zonder Zorgdragen. Structureren zonder Zorgdragen kan leiden tot Dominerend gedrag en Zorgdragen zonder Structureren kan leiden tot Betuttelend gedrag. Caring en Daring gaan hand in hand en vragen om een effectieve balans. Iedereen is verantwoordelijk voor Structureren en Zorgdragen voor de eigen rol, niet alleen de leidinggevenden.
Ineffectief gedrag
Naast de vijf effectieve Gouden modi onderscheidt Functional Fluency vier niet of minder effectieve modi. Deze zogenaamde Paarse modi gaan over niet effectief gedrag, omdat het gedrag ons niet ondersteunt in het bereiken van onze korte en lange termijn doelen. Het kan het bereiken van die doelen zelfs schaden en het gedrag is niet goed voor onszelf en de ander(en). Deze vier paarse modi zijn:
- Dominante modus Dominant gedrag leidt tot desillusie en zendt de verborgen relatieboodschap uit: je bent niet goed genoeg; ik ok, jij niet ok.
Met dominant wordt gedoeld op overcontrole die de betrokkenheid verlaagt door dwang en door te focussen op het negatieve. Je gelooft dat je gelijk hebt en neemt van daaruit een vijandige houding tegenover de ander aan. Je zoekt fouten en ziet vergissingen van anderen en verwacht van hen dat ze je gehoorzamen vanuit het gezichtspunt dat jij het beter weet. Je haalt anderen over of dwingt ze tot inschikkelijkheid door waarschuwingen, bedreigingen en soms zelfs straf met de bedoeling om ze een lesje te leren. Anderen kunnen zich schikken maar ook weerstand bieden of rebelleren. Je kunt je ook dominant ten opzichte van jezelf gedragen bijvoorbeeld wanneer je jezelf verwijten maakt. - Betuttelende modus Betuttelend gedrag leidt tot verwarring en zendt de verborgen relatieboodschap uit: je bent niet goed genoeg; ik ok, jij niet ok.
In de Betuttelende modus overstelp je anderen met hulp, aandacht en materiele zaken alhoewel dit waarschijnlijk niet zal helpen op de langere termijn. Ontvangers eindigen eerder verdrietig en boos dan dankbaar. Dat leidt vervolgens tot verwarring en teleurstelling aan beide kanten. Betuttelend is een term voor de schade die kan worden aangericht door teveel zorg zonder heldere grenzen of verwachtingen. - Volgzame/weerstandmodus Volgzame/weerstand leidt tot blokkades en zendt de verborgen relatieboodschap uit: ik durf je niet te laten weten wat ik werkelijk denk en voel.
Aan de basis van de Volgzame/weerstand modus ligt ongerustheid of angst. Afhankelijk van hoe je in het verleden geleerd hebt om te gaan met lastige situaties, kies je voor volgzaamheid of verzetten. In de Volgzame moduspas je je overmatig aan, doe je concessies en probeer je anderen te ‘pleasen’. Je voelt je vaak nerveus daar waar het gaat om nieuwe dingen doen en je bent bang om fouten te maken. In de Weerstandsmodus varieert je gedrag tussen mild verzet en plotselinge agressieve rebellie. In bepaalde situaties kan zelfs switchen voorkomen van de ene stijl naar de andere. - Onvolwassen modus Onvolwassen gedrag leidt tot minachtig en je zendt de verborgen relatieboodschap uit: ik ben niet in staat om verantwoordelijkheid te nemen. Het gaat ook over emotionele onvolwassenheid. In de Onvolwassen modus mijd je het nemen van verantwoordelijkheid en/of gedraag je je op een manier die niet past bij je leeftijd. Je laat het nemen van voorzorgsmaatregelen aan anderen en datzelfde geldt voor opruimwerkzaamheden en het afronden van werk. Een uitzondering hierop is als de taak je uitkomt of je de opdracht krijgt. Je houdt er niet van om te delen of je beurt af te staan. Vaak vind je het moeilijk om het effect te zien van jouw gedrag op anderen en wat de consequenties kunnen zijn van dit gebrek aan zorg of aandacht. Je emotionele expressie is soms niet onder controle en gezien de omstandigheden buiten proporties.
Meer weten? In individuele coaching, teamcoaching en in het leiderschapsprogramma Power of Presence maken we gebruik van de praktische inzichten en handvaten voor persoonlijk leiderschap. Meer weten? Kijk op website www.teal.nl voor individuele- en teamcoaching en onder het programma op deze website voor meer informatie over het leiderschapsprogramma.
